Những Lưu ý Cần Tránh Khi Làm Kế Toán

Những lỗi cần tránh khi làm kế toán

Những lỗi cần tránh khi làm kế toán

khoavanhoc-ussh.edu.vn xin giới thiệu đến bạn đọc những sai lầm cần tránh khi thực hiện các nghiệp vụ kế toán hay khi làm thủ tục kế toán. Mời các bạn xem “Những sai lầm cần tránh khi làm kế toán”.

Thông tư 200/2014/TT-BTC Chế độ kế toán doanh nghiệp

Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán

Số kế toán Luật ngày 88/2015/QH13

Doanh thu, chi phí tưởng chừng là nghiệp vụ rất cơ bản trong kế toán nhưng luôn tiềm ẩn những sai sót dễ dàng gặp phải. Bài viết dưới đây của khoavanhoc-ussh.edu.vn nhằm giới thiệu và liệt kê những vấn đề này nhằm giúp các bạn kế toán đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc.

1. Về giấy tờ

– Mẫu chứng từ nhập không đúng mẫu hoặc đúng mẫu nhưng nhập không đúng quy định, thiếu các chỉ tiêu trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của những người có liên quan.

– Mẫu phiếu thu, chi chưa đúng:

• Chứng từ thanh toán không tính liên tục trong năm mà tính hàng tháng.
• Phiếu chi, phiếu chi không có bút toán, chữ ký của những người có liên quan, quan trọng nhất là chữ ký của người nhận phiếu chi, quan trọng nhất là chữ ký của thủ quỹ nhận hàng; Không ghi dòng “Đã nhận đủ số tiền bằng chữ”, “Các chứng từ gốc kèm theo…

– Các giấy tờ gốc kèm theo không đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ.

– Không có hóa đơn tài chính đối với một số khoản chi trên 100.000đ.

– Chi thuộc Quỹ khen thưởng, phúc lợi…; Không mang lại lợi ích cho sản phẩm, doanh nghiệp, đơn vị xem xét các khoản chi ngày 8/3, chi tài trợ, hỗ trợ, khen thưởng người trong công ty… phải điều chỉnh từ quỹ.

– Các khoản chi phí lớn không có hóa đơn tài chính… Các số liệu cần loại trừ khỏi chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế:

• Việc thanh toán tiền điện thoại chỉ có bảng kê có chữ ký và phiếu thu, không có hóa đơn kèm theo… Đáng lẽ phải có hóa đơn tài chính, nhưng hợp đồng là căn cứ duy nhất để kiểm soát mức độ chi tiêu.
• Chi phí thuê nhà của một cá nhân không được lập hóa đơn tài chính (mặc dù đó là chi phí thực tế của doanh nghiệp).
• Thanh toán chi phí bằng thẻ MasterCard chỉ với sao kê ngân hàng, không kèm theo chứng từ gốc.
• Thanh toán chi phí độc hại bằng tiền, không phải bằng hiện vật nhưng có chứng từ gốc kèm theo.
• Chi phí điện nước, điện thoại, hóa đơn tài chính không ghi tên, mã số thuế công ty.

– Hồ sơ gốc kèm theo không đảm bảo logic về mặt thời gian

• Ngày trên hóa đơn là trước ngày mà tuyên bố được viết.
• Ngày trên yêu cầu thanh toán sau ngày hóa đơn tài chính.
• Ngày tháng của các hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu không logic.
• Các tài liệu gốc kèm theo không được đảm bảo là hoàn chỉnh.

Chi phí nhân viên

• Thiếu phiếu lương không có chữ ký của người được trả tiền.
• Một số khoản chi phí đi công tác được thanh toán mà không giải trình rõ ràng là đi công tác trên 15 ngày/tháng theo danh sách ký nhận.
• Thanh toán ca theo mức cố định hàng tháng hoặc thanh toán theo ca theo số ngày/đơn giá nhưng không kèm theo bảng chấm công.
• Làm thêm giờ đang được sử dụng mà không có thông báo làm thêm giờ.
• Chi từ Quỹ dự phòng mất việc làm cho cán bộ tại chức, không có tài liệu giải thích việc thay đổi công nghệ khiến người lao động mất việc làm.

Chi phí mua nguyên vật liệu, nhiên liệu

• Danh sách mua nông sản chưa ghi đầy đủ địa chỉ, mã số người bán.
• Việc thanh toán tiền xăng, dầu được thực hiện trên cơ sở thực chi nêu trên theo hóa đơn tài chính, không kèm theo điều kiện.

Chi phí thuê dịch vụ

• Chi sửa chữa hàng hóa bị hư hỏng không có thông báo hư hỏng, chi sửa chữa xe ô tô không có biên bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của tài sản trước khi sửa chữa, không có đơn xin duyệt kinh phí, chỉ lập hóa đơn tài chính.
• Chi phí sửa chữa lớn và sử dụng không có biên bản bàn giao
• Chi phí sửa chữa lớn đó được hạch toán tăng nguyên giá TSCĐ nhưng không có biên bản đánh giá của bộ phận kế toán về thời gian sử dụng ước tính của tài sản sau khi sửa chữa để làm căn cứ trích khấu hao của đơn vị.
• Chi đào tạo nghề không chỉ bao gồm quyết định cử người đi học ở nước ngoài, chương trình, kế hoạch vừa học vừa làm, đề nghị thanh toán và hóa đơn tài chính.

Chi tiêu bằng tiền

• Chi phí phát quà Tết không có trong danh sách đính kèm.
• Danh sách khách hàng được mời không tính vào chi phí hội nghị khách hàng.
• Một số khoản chi hội thảo, hội nghị không có danh sách đại biểu và chi bồi dưỡng đại biểu đi họp, hội nghị không có ký nhận của từng người mà chỉ có bảng kê chi của bộ phận văn phòng.
• Chứng từ thanh toán tiền tiếp tân không thể hiện rõ vị khách nào nhận.

Thanh Toán Nợ

• Đơn vị thanh toán tiền hàng cho bên thứ ba không phải là đại diện theo pháp luật của người cung cấp hàng hóa và không có giấy ủy quyền của người cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
• Phí tiếp tân không chỉ định khách nào sẽ được tiếp.
• Việc ký kết thỏa thuận vẫn không tuân thủ các quy định của pháp luật, chắc chắn là không.
• Một số hợp đồng vẫn căn cứ Pháp lệnh hợp đồng kinh tế 1989 khi ký kết hợp đồng kinh tế.

– Nhà thầu không phải nộp hồ sơ hoàn chỉnh đối với các gói thầu tương tự để biết chính xác các tiêu chí đánh giá… của hồ sơ mời thầu. Ngoài ra, các nhà thầu không bắt buộc phải đính kèm các báo cáo vào hồ sơ mời thầu. Tài chính được kiểm toán độc lập hoặc giải phóng mặt bằng thuế của nhà thầu. Trong hồ sơ mời thầu gói thầu xây lắp chỉ yêu cầu “doanh thu, lợi nhuận trước thuế và sau thuế có tốc độ tăng trưởng hoặc hoạt động ổn định” nhưng không nêu rõ mức độ ổn định đó là gì.

– Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, người ký kết hợp đồng không phải là người đại diện theo pháp luật của nhà cung cấp này, nhưng cũng không có giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.

Ký kết các thỏa thuận ngoài phân cấp

• Theo quyết định phân cấp tài chính của đơn vị cho các đơn vị cấp dưới, có thể ký vượt hoặc chia nhỏ giá trị hợp đồng.

Không ký vào hợp đồng cũng như không đính kèm vào hợp đồng

• Một số hợp đồng đã hết hiệu lực hoặc các điều khoản hợp đồng không còn phù hợp nhưng đơn vị chưa ký hoặc ký bổ sung các phụ lục hợp đồng.

Không tuân thủ các điều khoản của thỏa thuận

• Một số hợp đồng mua bán vật tư, hàng hóa trong điều khoản cam kết có ghi rõ thời hạn giao hàng của bên bán nhưng qua chứng minh bên bán đã giao hàng chậm so với quy định. Tuy nhiên, cho đến khi thanh toán và thanh lý hợp đồng, không có biên bản xác định nguyên nhân chậm trễ và không đề cập đến việc vi phạm tiến độ thực hiện hợp đồng.

Hợp đồng không được xem xét kỹ lưỡng

• Một số đơn vị không có sổ theo dõi các thỏa thuận tài chính đã ký kết và việc thực hiện các thỏa thuận này. Một số hợp đồng hết hạn không được thanh lý theo quy định.

2. Về kế toán

• Hạch toán ghi sai nội dung tài khoản liên quan.

Ví dụ: Do một số khoản chi phí từ các năm trước bị bỏ sót nên đơn vị đang hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà không theo dõi hạch toán vào tài khoản “Chi phí khác” theo chỉ đạo của đơn vị.

* TK Tiền gửi có kỳ hạn TK 112

* Hạch toán vay ngắn hạn Ngân hàng A trên TK 112.

* Kế toán cho vay chịu lãi trên tài khoản 112.

• Hạch toán một số giao dịch không có cơ sở, hạch toán không kịp thời, trùng lặp.
• Hạch toán thu chi chưa kịp thời.
• Thời gian tạo biên lai không khớp với thời gian thu tiền thực tế.

Ví dụ:

– Một số đơn vị thực nhận và ghi phiếu thu trước khi thu tiền dẫn đến chênh lệch giữa tồn quỹ tiền mặt trên sổ sách kế toán so với thực tế kiểm kê cuối năm, hạn nộp vào cuối tháng sau. Kế toán lập phiếu thu, ghi thu nhập trong tháng, còn các đơn vị trực thuộc nộp tiền vào quỹ vào tháng sau.

– Kế toán đơn vị căn cứ vào hóa đơn bán hàng bộ phận gửi cho mình để làm phiếu thu cho khách hàng nên không phản ánh chính xác thời gian chuyển tiền của bộ phận.

• Lập phiếu chi và hạch toán sau khi thanh toán, ví dụ: PC thanh toán cho Công ty A ngày 29/12/2006 số tiền 39.380.000 đồng (biên bản thanh toán) từ ngày 25/12/2006 (biên bản thanh toán). Ban lãnh đạo ngày 25/12/2006 ghi Công ty A đã nhận đủ tiền)… hoặc rút quỹ tiền mặt nộp ngân hàng rồi lập giấy nộp tiền.
• Quản lý thu chi tiền mặt chưa chặt chẽ như nội quy không nộp tiền mặt về quỹ đúng hạn. Chẳng hạn, khi thu cước bưu điện của các đơn vị có quy định: “Hàng ngày, bên thuê có trách nhiệm tất toán hóa đơn gửi bộ phận kế toán của Bưu điện huyện và thanh toán đủ số tiền đã thu của khách hàng… ”, nhưng những người thu gom đã không trả tiền cho bưu điện hàng ngày.
• Không mở hoặc không mở sổ quỹ nhưng không ghi chép sai thứ tự nhập xuất quỹ dẫn đến có những ngày sổ quỹ còn bị âm số dư, hoặc khi sổ sách kế toán và thực tế tồn kho có sự chênh lệch. tiền mặt . Tìm ra những lý do cho sự khác biệt là khó khăn.
• Lỗi nhập liệu hệ thống kế toán tài khoản số dư tiền gửi đơn vị tại một số ngân hàng (phát hiện qua đối chiếu với ngân hàng).
• Một số đơn vị không duy trì máy tính tiền.

3. Về công tác lưu trữ tài liệu

• Một số khoản chi có nhiều nội dung, nhiều chứng từ kèm theo nhưng đơn vị không lập bảng kê chi nên khó kiểm soát chứng từ.
• Việc lưu trữ các chứng từ thanh toán như phiếu chi tiền mặt, phiếu vay được lưu giữ cùng với tiền gửi ngân hàng chưa khoa học.