In file Excel là nhu cầu cần thiết của mọi người, đặc biệt là dân văn phòng. Nhưng làm cách nào để có thể in nội dung cần thiết trong bảng tính excel mà không bị mất một phần nội dung sang trang khác. Hãy theo dõi bài viết này để biết cách in file Excel vừa trên khổ giấy A4.
Bài viết này được tạo trên laptop HP với phiên bản Excel 2016, ngoài ra các bạn có thể thực hiện trên các phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2019 với thao tác tương tự.
Đôi khi bạn có một tệp Excel với rất nhiều dữ liệu trong mỗi cột và khi in ra, trang tính bị tách thành hai phần bên trái và bên phải khiến dữ liệu không đầy đủ. Vì vậy bạn cần thiết lập nội dung hiển thị trên 1 trang.
Ưu điểm của việc in một tệp Excel vừa trên trang A4:
- Excel giúp bạn giữ nguyên nội dung của tập tin.
- Cho phép bạn chỉnh sửa nội dung hiển thị khi in.
- Giúp bạn loại bỏ khoảng trống không cần thiết trong khi in.
Bước 1: Mở file Excel cần in > Nhấn vào tab Page Layout.
Nhấp vào tab Bố cục trang
Bước 2: Mở hộp thoại Page Setup bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên hướng xuống.
Mở hộp thoại Page Setup bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống
Bước 3: Chọn thẻ Page > Print Page Settings như sau:
Cài đặt trang in
- Định hướng: Chọn in trang theo chiều dọc (dọc) hoặc chiều ngang (ngang).
Chọn in trang theo chiều dọc (dọc) hoặc chiều ngang (ngang)
- Scaling: Chọn chiều rộng của khổ giấy lúc điều chỉnh hoặc chọn để vừa tất cả dữ liệu trên một trang (phần này mình sẽ hướng dẫn kỹ hơn ở các bước sau).
Chọn chiều rộng giấy tại Điều chỉnh hoặc chọn vừa tất cả dữ liệu trên một trang tại Vừa với
- Paper Size: Chọn loại giấy A4.
Chọn kiểu giấy A4
- Print Quality: Chất lượng hình ảnh khi in (luôn mặc định là 600dpi).
- First Page Number: Chọn đánh số trang cho trang đầu tiên, có thể chọn Auto để đánh số trang tự động.
Kết quả sau khi hoàn tất thiết lập trang.
Kết quả sau khi hoàn thành thiết lập trang
Bước 4: Nhấp vào Lề > Đặt Căn chỉnh.
Mẹo: Vì khi in, Excel thường chừa một khoảng trống mà bạn có thể tận dụng để điều chỉnh nội dung muốn in ở giữa trang.
Đặt căn chỉnh
Để căn giữa nội dung muốn in trên trang, bạn tích vào 2 ô trong mục Center on Page.
Tick vào 2 ô ở phần Center on Page
Bước 5: Đặt vùng in và lặp tiêu đề.
Ngoài ra nếu bạn muốn lặp lại tiêu đề thì click vào tab Sheet và thiết lập:
Trong đó, bạn nên chú ý đến hai phần sau:
- Print Area: Vùng cần in.
- In đầu đề: Chọn Lặp lại hàng tại Hàng để lặp lại ở trên cùng và Lặp lại cột tại Cột để lặp lại ở bên trái.
Chọn tab Trang tính, đặt Vùng in và lặp lại Tiêu đề
Sau khi thực hiện xong các bước trên nhấn Print Preview để xem trước bản sẽ in, nếu nội dung chưa in ra trang A4 thì bạn thực hiện thêm 1 số thao tác như sau:
Bấm Print Preview để xem trước
Bước 5: Đặt Luôn vừa với trang in (fit to).
Ghi chú:
- Bạn thực hiện đầy đủ các bước trên như chọn loại giấy, hướng in, căn lề trước nhưng đến bước này vẫn không được. Vì bước này sẽ làm cho trang bạn in ra không đạt tiêu chuẩn mà bạn mong muốn.
- Nó giúp bạn in các tệp Excel vừa vặn trên giấy A4 và bạn có thể thay đổi kích thước chúng.
Mở hộp thoại Page Setup > chọn thẻ Page > bên dưới Scaling > đánh dấu chọn Fit > vào Print Preview để xem trước.
Vào Print Preview để xem trước
Sau khi hoàn tất, hãy chuyển đến Xem trước bản in và xem nội dung có giống như cách bạn muốn không !!!
Với quá nhiều dữ liệu, bạn sẽ thấy ảnh bị nén quá nhỏ khi in.
Ở đây bạn cần tăng nó đủ để xem phần thứ hai của sự phù hợp.
Với quá nhiều dữ liệu
Ở đây bạn cần tăng nó đủ để xem phần thứ hai của sự phù hợp.
Tôi tăng nó lên 4 để tôi có thể nhìn thấy hình ảnh đầy đủ khi tôi in.
Tăng phần 2 lên 4
Sau khi tăng lên 4, bạn sẽ nhận được đầu ra sau khi in:
Kết quả sau khi mọc phần 2 lên 4
Tham khảo ngay bộ phần mềm gốc để sử dụng Throttle tại Thế Giới Di Động:
Để hiểu rõ hơn về cách thực hiện các bạn có thể xem video sau:
Video hướng dẫn in file excel vừa khổ giấy A4
Xem ngay các khuyến mãi hấp dẫn, mã giảm giá, mã khuyến mãi hot tại Thế Giới Di Động trong tháng 7:
Và đó là những cách giúp bạn in nhanh một file Excel vừa với khổ A4. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc nhầm lẫn nào về cách thực hiện việc này, vui lòng để lại nhận xét bên dưới. Hy vọng bài viết hữu ích cho bạn. Chúc may mắn!!!
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của Chaolua TV trang web phát sóng trực tiếp bóng đá số 1 Việt Nam. Chúc bạn có những phút giây vui vẻ !